Automatiser ses opérations pour gagner en efficacité

Pier-Luc Lessard, directeur général de Maçonnex, a fait le pari qu’en implantant ce type de logiciel, l’automatisation de certaines opérations serait fructueuse. Et il ne s’est pas trompé. « Quand tu mets beaucoup de temps à faire des choses qui ne rapportent rien, ça ne rapporte rien à l’entreprise », réfléchit Pier-Luc Lessard.

C’est à partir de cette prémisse que, en 2018, Maçonnex a choisi de se lancer dans une grande aventure pour dénicher un logiciel de gestion qui répondrait le mieux aux besoins de l’entreprise spécialisée dans la distribution de produits de revêtements extérieurs et d’aménagement paysager, ainsi que de poêles et foyers, oeuvrant principalement auprès d’entrepreneurs généraux et de professionnels en construction. Une firme-conseil a alors été engagée afin d’élaborer un devis et de déterminer quelles fonctionnalités et services étaient recherchés. « On a envoyé le cahier de charges à différentes compagnies de logiciels qui ont fait une présentation pour se conformer à notre devis », détaille-t-il.

Une fois le logiciel choisi, le travail en amont s’est amorcé pour une période d’un an. Trois directeurs se sont consacrés à temps plein à l’analyse de chaque tâche afin qu’elles se traduisent de manière efficace dans le système ERP. « On a pu remettre en question toutes les décisions et les processus d’affaires qu’on faisait depuis 50 ans », souligne le directeur général. Pour constater l’efficacité du système et ses bénéfices, Maçonnex a ensuite eu la chance d’aller visiter des entreprises de différentes envergures.

Prendre des décisions éclairées

L’accès aux données en temps réel est un véritable avantage pour Maçonnex : « Chez nous, il n’y a plus de fin de mois ! », se réjouit-il. Auparavant, l’administration pouvait avoir 500 factures à comptabiliser manuellement à la fin du mois. Désormais, la facturation est gérée chaque fin de journée par le système ERP. « Nos employés peuvent faire des corrections d’inventaire et s’investir dans d’autres tâches. Leur poste a été changé. »

Maçonnex a revu la gestion de ses 48 000 produits pour en connaitre l’inventaire et faciliter les transactions entre ses six succursales, situées à Saguenay, Québec, Drummondville, Sherbrooke, Saint-Hyacinthe et Saint-Isidore. Tout est désormais centralisé. Le site web transactionnel lancé en décembre dernier est maintenant lié à la gestion de l’inventaire. Autre gain majeur : les paramètres du système permettent de déterminer les vrais besoins à combler en termes d’achats. Des décisions éclairées sont ainsi basées sur des données plutôt que sur des perceptions. Auparavant, un employé compilait chaque demande écrite sur papier pour noter ce qu’il fallait acheter chez un fournisseur. « Il complétait son achat au feeling », résume le directeur général. Ainsi, bâtir un achat pouvait prendre une journée entière alors que seulement deux minutes sont désormais nécessaires.

Un processus en continu

L’implantation du système s’est terminée en janvier 2019, mais le processus pour améliorer les opérations se poursuit. 30 % du travail est consacré à la mise à niveau, alors que l’autre 70 % l’est à l’amélioration des paramètres dans le but d’optimiser leur performance. Quatre ans après l’instauration du système et un investissement global de 1,8 million de dollars, les différents directeurs de chacun des départements continuent de jeter un oeil sur les points qu’il faut améliorer.

Parcours du combattant

Le plus grand défi d’un tel virage réside dans les ressources humaines, avoue Pier- Luc Lessard. La crainte du changement et le bouleversement des pratiques peuvent miner le moral des troupes. Son conseil ? Miser sur le leadership et l’accompagnement : « C’est d’offrir des formations et de les rassurer. C’est un long parcours du combattant. »

Un chargé de projet a d’ailleurs été mandaté pour préparer un « plan de match ». Maçonnex a fait appel à la contribution de la FTQ, l’un de ses partenaires financiers qui offre un service de formation, pour réunir les employés dans un hôtel pendant une semaine afin d’exposer les enjeux de l’entreprise. « Il s’agissait de leur expliquer pourquoi on fait cette transition et où on s’en va avec ça », explique-t-il. À travers les nombreuses formations, une séance de questions et réponses a même été organisée avec le président pour atténuer les craintes du personnel.

Aujourd’hui, le système permet de réduire les effectifs d’une dizaine de personnes, tout en rendant le personnel plus efficace.